Los proveedores, en orden de contratación
| Cuándo | Proveedor | Por qué en ese orden |
|---|---|---|
| Primero | Salón (e iglesia, si aplica) | Define la fecha, las horas y qué proveedores ya vienen incluidos |
| Después | Comida, si no está incluida | Las reglas de cocina y el menú dependen del salón |
| Después | Fotógrafo y video | Los más buscados llenan sus sábados temprano |
| Después | DJ o grupo y maestro de ceremonias | Ellos llevan el programa ese día |
| Luego | Flores y decoración | Necesitan el acomodo del salón y sus colores |
| Luego | Pastel y postres | Necesitan el tema final y un número aproximado |
| Luego | Peinado y maquillaje, vestuario, coreógrafo | Necesitan la fecha y el programa |
| Al final | Renta de equipo, cabina de fotos, transporte | Llenan lo que el paquete del salón no cubre |
Antes de contratar a nadie, averigüe qué incluye ya el paquete del salón. En Treasure, Sapphire incluye comida, decoración y seguridad; Emerald agrega flores de diseño, mejor iluminación y un coordinador que lleva el programa del día. Pregúntenos cómo funciona el servicio de bar para su fecha. Vea paquetes.
Pida todo por escrito a cada proveedor
- Un contrato o acuerdo por escrito con la fecha, las horas y exactamente qué entrega.
- El precio total, el depósito, las fechas de pago y las condiciones de cancelación.
- El nombre y celular de la persona que va a estar ese día.
- Un certificado de seguro si el salón lo pide.
- La hora de llegada y montaje, y cuánto tarda en recoger.
- Para la comida: el permiso de salud del condado y quién trae el equipo para servir.
- Para el DJ: qué corriente necesita, la lista de canciones y las que no debe poner.
El programa del día
Una sola hoja que reciben todos los proveedores dos semanas antes. Es la única versión válida: si el fotógrafo y el DJ no se ponen de acuerdo sobre cuándo se parte el pastel, la hoja decide.
- Encabezado: la fecha, la dirección del salón, la puerta de carga y el celular del contacto del día.
- Horas de llegada de cada proveedor, escalonadas para que no lleguen todos juntos.
- El programa del evento, minuto a minuto, con el responsable de cada momento.
- Los nombres que se van a anunciar, con cómo se pronuncian.
- El cierre: a qué hora para la música, cuándo recogen los proveedores y a qué hora se entrega el salón.
Use nuestro itinerario de boda o la guía Quinceañera paso a paso como la parte central.
Un ejemplo de horario de llegada
Para un evento de noche con invitados llegando a las 6pm. Ajústelo a la hora de montaje de su contrato con el salón.
| Hora | Quién llega |
|---|---|
| 12:00pm | Decoración y renta: mantelería, centros de mesa, telas, fondos |
| 1:30pm | Florería |
| 2:30pm | Comida, si viene de fuera |
| 3:00pm | DJ o grupo: montaje y prueba de sonido antes de los invitados |
| 3:30pm | Entrega del pastel |
| 4:00pm | Cabina de fotos |
| 5:00pm | Fotógrafo y video para fotos del salón y los detalles |
| 6:00pm | Invitados |
Un solo contacto ese día
Escoja a una persona tranquila y organizada que no sea la novia, la quinceañera ni uno de los papás. Su número va en la hoja de cada proveedor. Recibe a los proveedores, contesta preguntas, entrega los últimos pagos y propinas en sobres con nombre y cuida los tiempos. Si su paquete incluye coordinador, esa persona trabaja con él.